Quy trình tổ chức sự kiện

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

I/ Xác định mục tiêu TCSK.

§         Mục tiêu TCSK do nhà đầu từ, chủ DN đưa ra.

§         Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp với chiến lược của DN.

II/ Xác định nội dung TCSK

§         Đối tượng nhận thông điệp – khách mời.

§         Thời gian.

§         Địøa điểm.

§         Nội dung, trình tự cơ bản.

§         Ngân sách.

§         Cơ quan báo chí

III/ So sánh nội dung với yêu cầu

§         Phải thỏa mãn được yếu tố chính quyềøn, tức chính quyền cho phép tổ chức.

§         Thoả mãn mục tiêu của chủ đầu tư và chiến lược của DN.

§         Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp event (thu hút được số lượng bao nhiêu người - đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thông điệp gì cho thương hiệu, cảm xúc của người tham gia vào event thế nào…)

§         Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.

§         Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh với những người tham dự cần có những yếu tố sáng tạo và bất ngờ.

IV/ Lên chương trình.

§         Lên chương trình theo mẫu.

§         Chuyển chương trình cho Giám đốc duyệt.

V/ Chuẩn bị.

§         Thực hiện theo kế hoạch đề ra.

§         Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu.

VI/ Tổ chức SK.

HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ CỦA NHÓM TCSK

Với nhóm tổ chức sự kiện (trọn gói):

Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY), việc lập “kịch bản” để tổ chức sự kiện được xuất phát từ một trong 4 hướng sau đây:

o                                Một là, từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương pháp, phương tiện, con người, kết quả,...);

o                                Hai là, từ các "chức năng" quản lý (hoạch định  -> tổ chức  -> chỉ đạo  -> tổng kết);

o                                Ba là, từ quy tắc (4 W+ H) hay [(what, when, where, who) + how)]

o                                Bốn là, phối hợp các hướng trên đây.

Ví dụ: (theo hướng “phối hợp”), nhóm tổ chức sự kiện sẽ hỏi đáp 12 câu sau đây trước khi dưng kịch bản:

1.      Các mục tiêu của sự kiện này là gì  ?

2.      Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu ? Chỗ đó ra sao ?

3.      Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ ?

4.      Thời tiết lúc ấy thế nào ?

5.      Hoạt động của sự kiện gồm lần lượt những gì ?

6.      Nhóm tổ chức sự kiện gồm những ai ? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7.      Phương pháp tổ chức sự kiện là gì ?

8.      Phương tiện cho nhóm tổ chức sự kiện gồm những gì ?

9.      Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, ...) ? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao ?

10.  Phương tiện cho những người thực hiện sự kiện sử dụng - gồm những gì ?

11.  Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện ) ?

12.  Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện ) ?

13.  Có sự xuất hiện của nhóm cạnh tranh hay không ? Họ là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện) ?

14.  Các biện pháp khích lệ người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ?

15.  Các biện pháp đánh giá người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ?

16.  Việc tổng kết sự kiện để rút bài học kinh nghiệm (cho chủ doanh nghiệp, cho phía tổ chức sự kiện)

***

CHECK LIST TRƯỚC KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

I. Tổ chức sự kiện (TCSK) phải gắn với giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tiếp thị

1.   Qua sự kiện sắp tổ chức, bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì ?

2.      Sẽ làm những gì quản lý nguồn thông tin về khách hàng ?

3.      Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (người, báo, đài,...) ?

4.      Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường ?

5.      Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu ?

6.      Sẽ làm gì để thâm nhập thị trường. ?

II. TCSK để phục vụ cho chiến lược kinh doanh

7.      Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường ?

8.      Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi phải tổ chức sự kiện “không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”.

III. Để TCSK, phải xác định đối tượng “khách hàng mục tiêu”

9.      Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự kiện thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ?

10.  Nói cụ thể, khách hàng của mình là những ai ?

11.  Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ?.

12.  Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến,

13.  Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng kia).

IV. Phải nêu ra được các mục tiêu cụ thể của việc TCSK

Sau này sẽ không đo được những kết quả mà sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu hôm nay chưa đặt ra các mục tiêu cần hướng đến. Phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì ?

14.  Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng - 1 sự kiện nào đó)

15.  Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức cả 9 sự kiện là gì ?.

16.  Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai ?

17.  Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu ?

18.  Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì ?

19.  Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì ?

20.  Các mục tiêu khác

21.  Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây ?

V. TCSK không là công cụ đa năng để tiếp thị

22.  Để thành công trong chiến lược kinh doanh (CLKD) của công ty, có thể dùng những cách nào khác (hiệu quả hơn) thay cho việc tổ chức những sự kiện sắp tới ?

23.  Hãy mạnh dạn trả lời câu hỏi (nói to lên một cách kiên quyết) :”Có cần thiết phải tổ chức sự kiện không” ?

24.  Có cần điều chỉnh gì nữa ?.

25.  Nếu không quan tâm đến sự thoả mãn từ phía khách hàng (và khán giả), công ty sẽ thoả mãn bao nhiêu % khi sự kiện được tổ chức ?

VI. CLKD thì lâu dài còn TCSK chỉ diễn ra vài ngày (hoặc vài giờ)

Tổ chức sự kiện thường chỉ là một phần nhỏ của chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp.

26.  Những nội dung khác trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty là gì ?

27.  Lúc này (năm, quý, tháng), việc tổ chức sự kiện chiếm bao nhiêu % trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty ?

VII. Doanh nghiệp phải làm gì để quảng bá cho việc TCSK

28.  “Không chỉ dựa vào lần tổ chức sự kiện này để công ty nắm tất cả cơ hội tiềm năng”. Bạn có đồng ý vậy không ?

29.  Trước khi tổ chức sự kiện, công ty sẽ tổ chức những hoạt động quảng bá nào ?

30.  Qua những hoạt động quảng bá  trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu ?

31.  Qua những hoạt động quảng bá  trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu

32.  Với sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau trong thời gian tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự ?

VIII. Doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng

33.   Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng ?

34.  Cần làm gì để sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn).

35.  Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó chưa ?

36.  Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc tổ chức sự kiện lần khác.

IX. Thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực

Nếu sự kiện là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía: phía khách hàng và phía tổ chức sự kiện. Vì thế:

37.  Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng

38.  Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của người tổ cức sự kiện

39.  Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng ?

40.  Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại này.

41.  Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .

42.   Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .

X. Làm gì để việc TCSK phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

43.  Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu chung” của lần tổ chức 9 sự kiện này ?

44.  Làm gì để mỗi thành viên tham gia mỗi sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu” của sự kiện đó ?

45.  Làm gì để mỗi sự kiện thực sự là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút,

46.  Làm gì để tạo được tinh thần hiếu khách,

47.  Làm gì để bảo đảm các yếu tố hậu cần và vô số những công việc lặt vặt khác.

48.  Làm gì để mối thành viên tham gia sự kiện hiểu rằng “sự kiện cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược kinh doanh của công ty ?”.

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN EVENT…

Tên SK:  ____________________________________________________

Mục đích của SK:  _________________________________________________

Thính giả mục tiêu:  __________________________________________________

Thời gian tổ chức:_____________________________________________

Trưởng ban tổ chức SK:  _____________________________________________________

Địa điểm tổ chức	Ngày đạt chỗ	Người đặt

Phương tiện quảng cáo và thông tin	Nguời chuẩn bị	Thời hạn	Ngày hoàn thành
Posters
Phông và chữ
Bản tin
Banner
Thư mời
Tài liệu phục vụ

Khách mời sự kiện	Người liên hệ	Phone Number	Ngày liên hệ	Người có trách nhiệm	Ngày kiểm tra
Diễn giả
MC
Nhóm nhạc/ban nhạc
Casĩ
Other

Trang bị	Ngày kiểm tra	Người có trách nhiệm
TV/VCR
Bảng biểu
Projector
Ghế
Bàn
Microphone
Hệ thống âm thanh

Chi phí	Notes	Giá trị
Trang trí
Vệ sinh
Quà tặng
Vận chuyển
Báo chí
Diễn giả
Khách

Vệ sinh:  ____________________________________________________

Người có trách nhiệm:  _______________________________________________

Ngày hoàn thành: ___________________________________________________

Trang trí:  _____________________________________________________

Người có trách nhiệm:  _______________________________________________

Ngày hoàn thành: ___________________________________________________

Quả tặng/đồng phục:_________________________________________________

Nhà cung cấp:__________________________________________________________

Thời gian mua:_______________________________________________________

Hình ảnh

Đơn vị chuẩn bị:___________________________________________________

Ngày: _______________________________________________________

Người có trách nhiệm:________________________________________________

Ghi chú:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ EVENT
Event	Đơn giá	Số Lượng	Tổng cộng
1. Chi phí Design
Thư mời
Thiết kế sân khấu
Welcome Banner
Bandrol (1m2 x 6m)
Poster
poster A2
poster A5
Tờ rơi
2. Chi phí in ấn
Invitations
Backdrop (50.000/m2)
Welcome Banner (1m x 5m)
Bandrol (1m2 x 6m)
Bandrol (1m2 x 2m5)
Poster
Poster A2
Poster A5
Tài liệu hội thảo
Văn phòng phẩm (bìa sơmi, bút)
Phiếu thăm dò ý kiến
2. Tiền thuê hội trường
3. Chi phí trang trí
Hoa cài áo khách mời
Hoa tặng nhà tài trợ, báo cáo viên
Giỏ hoa để bàn
Lẳng hoa lớn
4. Chi phí thuê Thiết bị
Âm thanh - ánh sáng
Màn hình - máy chiếu
Laptop
6. Chi phí thuê MC
7. Chi phí Văn nghệ
8. Chi phí nhân sự
Tuyên truyền
Tiếp tân
Hướng dẫn viên
9. Chụp hình
10. Quay film
11. Quà lưu niệm
Cộng
Chi phí phát sinh (10%)
Tổng cộng

wWw.MaXiVN.com - Nguồn tin sưu tầm